Инструкция о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в учреждении здравоохранения «Верхнедвинская центральная районная больница»

 

1. Настоящей Инструкцией определяется порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан Республики Беларусь, а также находящихся на территории Республики Беларусь иностранных граждан и лиц без гражданства, в том числе индивидуальных предпринимателей (далее, если не указано иное, - граждане), юридических лиц Республики Беларусь и представительств иностранных организаций (далее - юридические лица), поступившим в учреждение здравоохранения «Верхнедвинская центральная районная больница» (далее - учреждение).
2. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц (далее, если не указано иное, - заявители), подлежащим рассмотрению в соответствии с законодательством о конституционном судопроизводстве, гражданским, гражданским процессуальным, хозяйственным процессуальным, уголовно-процессуальным законодательством, законодательством, определяющим порядок административного процесса, законодательством об административных процедурах, обращениям работника к нанимателю, иным обращениям, в отношении которых законодательными актами установлен иной порядок их подачи и рассмотрения, а также на переписку государственных органов при выполнении ими функций, возложенных на них нормативными правовыми актами.
3. Делопроизводство по обращениям заявителей, поданным в письменной, устной или электронной форме, ведется централизованно и осуществляется секретарём в приёмной главного врача.
4. Поступающие в учреждение обращения заявителей регистрируются в день их поступления в установленном порядке.

Обращения заявителей, поступившие в учреждение в нерабочий день (нерабочее время), регистрируются не позднее первого следующего за ним рабочего дня.

5. Регистрация обращений заявителей, поступивших в учреждение, и ответов на них осуществляется в государственной единой (интегрированной) республиканской информационной системе учета и обработки обращений граждан и юридических лиц (далее - система учета и обработки обращений), а также с использованием регистрационно-контрольной формы регистрации обращений граждан и юридических лиц (далее, если не указано иное, - регистрационно-контрольная форма).

Регистрационно-контрольная форма содержит реквизиты согласно приложению.

6. При поступлении в учреждение электронных обращений заявителей посредством системы учета и обработки обращений создаются их бумажные копии, которые регистрируются в порядке, установленном для регистрации письменных обращений.
7. Регистрационный индекс и дата регистрации обращения указываются на самом обращении в правом нижнем углу, а при невозможности размещения в правом нижнем углу данные сведения указывают на другом свободном от текста месте лицевой стороны первого листа обращения или на первом листе сопроводительного письма о направлении обращения для рассмотрения в соответствии с компетенцией.

Регистрационный индекс обращения состоит из кода региона места жительства (места пребывания) заявителя согласно указанному в обращении адресу, начальной буквы фамилии автора обращения (в случае регистрации обращений граждан) или сочетания букв «Юр» (в случае регистрации обращений юридических лиц) и порядкового номера поступившего обращения, присваиваемого СЭД автоматически.

8. Обращениям одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, направленным различным адресатам и поступившим для рассмотрения в учреждение, присваивается регистрационный индекс первого обращения с указанием в скобках дополнительного порядкового номера.

При подаче заявителем в учреждение нескольких идентичных обращений или обращений, содержащих уточняющие (дополняющие) документы и (или) сведения, до направления ему ответа (уведомления) на первоначальное обращение такие обращения учитываются как одно обращение под регистрационным индексом первоначального обращения.

9. Повторным обращениям при их поступлении в учреждение присваивается регистрационный индекс первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.
10. Регистрационно-контрольные формы регистрации обращений граждан, поступивших в ходе личного приема граждан в учреждении, в том числе выездного приема руководством учреждения, а также на «прямую телефонную линию» учреждения, передаются секретарю в приёмную главного врача.
11. Все письменные обращения заявителей, в том числе бумажные копии электронных обращений, после регистрации и изучения содержания обращений передаются заместителю главного врача по медицинской экспертизе и реабилитации для оформления резолюций в соответствии с курируемыми вопросами.
12. Поручения главного врача, заместителя главного врача по медицинской экспертизе и реабилитации о дальнейшем рассмотрении обращений заявителей оформляются в форме резолюций. К обращениям прикладывается лист резолюции, в котором указываются ответственные исполнители по обращениям и содержание поручения.
13. После оформления резолюций все обращения передаются секретарю в приёмную главного врача для внесения поручений в регистрационно-контрольную форму с последующей передачей обращений ответственным за их рассмотрение исполнителям.
14. После получения обращений ответственные исполнители рассматривают обращения в соответствии с резолюцией и согласно требованиям законодательства и готовят письма об уведомлении заявителей и ответы на обращения.
15. Руководители структурных подразделений учреждения осуществляют контроль за качеством и сроками рассмотрения обращений в структурных подразделениях.
16. Ход рассмотрения обращений заявителей (информация о направленных запросах, полученных документах и (или) сведениях, отзыве заявителями своего обращения, уведомление заявителей о причинах превышения установленных законодательством сроков рассмотрения обращений, рассмотрение коллективного обращения с выездом на место), изменение сроков рассмотрения обращений, результат их рассмотрения (рассмотрение обращения по существу, оставление без рассмотрения по существу, направление обращений для рассмотрения организациям в соответствии с их компетенцией, прекращение переписки), а также отметка о выдаче предписания и его исполнении отражается в регистрационно-контрольной форме.
17. Контроль за рассмотрением обращений заявителей ведется с использованием системы учета и обработки обращений.
18. Контроль за рассмотрением обращений заявителей завершается, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям даны ответы, направлены уведомления в порядке, установленном в статьях 10, 15, 17 и 21 Закона Республики Беларусь «Об обращениях граждан и юридических лиц».

Решение о снятии с контроля обращений принимает главный врач учреждения.

19. Письменные ответы и уведомления на письменные обращения, в том числе полученные в ходе личного приема граждан руководством учреждения, на устные обращения заявителей в ходе личного приема граждан руководством учреждения, а также на обращения, полученные в ходе «прямой телефонной линии», по которым оформлены регистрационно-контрольные формы, ответы и уведомления на электронные обращения подписываются главным врачом учреждения.

При подготовке окончательного ответа на обращение ответ должен иметь визы ответственных за исполнение документа лиц, указанных в листе резолюции руководителя.

20. Ответы на обращения заявителей подлежат регистрации у секретаря в приёмной главного врача.
21. При оставлении письменного обращения без рассмотрения по существу, отзыве заявителем своего обращения оригиналы документов, приложенных к письменным обращениям, возвращаются заявителю с сопроводительным письмом.
22. Письменные ответы и уведомления на письменные обращения, в том числе полученные в ходе личного приема граждан руководством учреждения, на устные обращения заявителей в ходе личного приема граждан руководством учреждения, а также на обращения, полученные в ходе «прямой телефонной линии», по которым оформлены регистрационно-контрольные формы, ответы и уведомления на электронные обращения оформляются на бланках для писем учреждения.
23. Вся переписка по обращениям заявителей ведется за номерами, присвоенными им при регистрации.

Индекс ответа на обращение заявителя состоит из регистрационного индекса обращения и номера дела по номенклатуре, в которое подшиваются документы по данному вопросу.

24. Ответы (уведомления) заявителям на электронные обращения направляются секретарём приёмной главного врача посредством системы учета и обработки обращений.

Письменные ответы (уведомления) заявителям направляются заявителям посредством почтовой связи.

25. Ответы на рассмотренные по существу устные обращения подлежат объявлению заявителям в ходе личного приема. Результат решения изложенных в устном обращении вопросов отмечается в регистрационно-контрольной форме, в которой зарегистрированы устные обращения.
26. На каждом обращении после окончательного рассмотрения поставленных в нем вопросов проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело.
27. Письменные и (или) электронные обращения заявителей и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
28. Обращения заявителей, документы, связанные с их рассмотрением, после рассмотрения обращений возвращаются ответственными исполнителями секретарю в приёмную главного врача для централизованного формирования дел.
29. Дела с обращениями заявителей формируются в течение календарного года. Каждое обращение и документы, связанные с его рассмотрением, составляют в деле самостоятельную группу. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке и подшиваются в дело в последовательности решения вопросов. В делах за документом-запросом следует документ-ответ.

В случае поступления повторных обращений они формируются в дела вместе с предыдущими обращениями заявителей и документами, связанными с их рассмотрением.

30. Срок хранения письменных и (или) электронных обращений заявителей, регистрационно-контрольных форм устных обращений заявителей и документов, связанных с их рассмотрением, составляет 5 лет.

При необходимости главным врачом учреждения может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений заявителей.

31. При создании бумажных копий электронных обращений их оригиналы сохраняются в случае необходимости подтверждения условий отправки (получения) обращений и (или) использования в справочных и (или) доказательных целях.
32. Дела с обращениями заявителей и документы, связанные с их рассмотрением, постоянного хранения передаются в архив учреждения через год после завершения делопроизводства по ним.
33. По истечении установленных сроков хранения обращения заявителей и документы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению в порядке, установленном республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

Регистрационно-контрольная форма регистрации обращений граждан и юридических лиц